Bạn có trách nhiệm điều hành một cuộc họp trong nhóm nhưng bạn không chắc phải làm gì trước tiên? Điều này làm bạn cảm thấy lo lắng và mệt mỏi. Sau đây chúng tôi sẽ cung cấp cho bạn một vài gợi ý để bạn cảm thấy điều hành một cuộc họp hiệu quả không khó như bạn nghĩ.
Bước 1: Lên chương trình cuộc họp
Chương trình cuộc họp cần tập họp đầy đủ những nội dung sẽ có trong cuộc họp và ước lượng thời gian dành cho mỗi phần. Lưu ý rằng bạn đừng quá tham lam mà đặt ra quá nhiều nội dung trong một cuộc họp hay bố trí thời gian không cân đối và hợp lý giữa các phần.
Bước 2: Thông báo mời họp
Sau khi lên chương trình cuộc họp, bước tiếp theo là bạn phải gửi thông báo mời họp đến các thành viên tham dự. Trong thông báo mời họp bạn cũng nên hỏi xem các thành viên tham dự cuộc họp có muốn biết trước chương trình cuộc họp không? Nếu có yêu cầu thì lịch trình cuộc họp phải được gửi ít nhất một ngày trước ngày chính thức ttoor chức cuộc họp. Bằng cách này bạn có thể thu thập được các ý kiến đóng góp của những thành viên sẽ tham dự cuộc họp trước khi cuộc họp bắt đầu.
Bước 3: Điều hành cuộc họp
Điều đầu tiên cần phải nhớ là bạn nên bắt đầu cuộc họp đúng giờ. Ngay khi bắt đầu cuộc họp bạn cần tuyên bố mục đích của cuộc họp và giới thiệu tổng quan về chương trình cuộc họp.
Là một nhà điều hành, bạn cũng cần có trách nhiệm theo sát tiến trình cuộc họp để có những điều chỉnh thích hợp cũng như ghi lại những quyết định chính mà cuộc họp đã thống nhất.
Bước 4: Tổng kết cuộc họp
Kết thúc cuộc bạn nên tổng kết lại các nội dung chính để những người tham dự có cái nhìn tổng quát và xuyên suốt cuộc họp; đồng thời ghi nhớ những điểm đã thống nhất. Trong phần cuối cuộc họp này, bạn cũng nên dành một khoảng thời gian nhất định cho phần thảo luận nhóm.
Bước 5: Gửi biên bản cuộc họp cho các thành viên tham dự
Bước cuối cùng để có một cuộc họp thành công là gửi biên bản cuộc họp cho tất cả các thành viên tham dự. Biên bản này sẽ góp phần nhắc nhở các thành viên về trách nhiệm thực hiện các công việc mà họ được giao cũng như thời gian hoàn thành những công việc đó.
Nguồn: Internet
For my little girl 